在家工作者的,自動備份架構: 以 Google One 及 pCloud 為例

前言

假如你是在家工作的人,那麼你應該會有相當多的個人資料需要儲存,然而如何規劃軟體和硬體,才會是比較安全的備份策略呢?

底下的建議,可幫助你安全又簡單的儲存你的資料,甚至可比擬大企業等級的備份水準。惟請留意本文所介紹的工具某些為聯盟,故讀者應自行作 Due Diligence 盡職調查,本文不對該些廠商承擔任何責任。

當下儲存 vs. 歷史儲存

檔案該存在哪裡? 這一直是一個令人困擾的問題..

通常在短暫工作的時候,我們很常會把檔案 “亂丟” 在電腦桌面上,這其實是蠻自然的行為,因為工作中要立即看見處理過程的檔案,這樣可有助於思考連續,而最容易看到的地方就是桌面

就像實體的辦公桌,常常會擺著筆記本、筆、Memo 紙、參考書.. 等等雜七雜八的東西,這也是為了提高工作效率,可以快速取得所有東西

然而在當下的工作結束之後,當這些東西開始變得有種干擾的感覺的時候,那麼此時就應該要把這些桌面的雜物整理歸檔,尤其如果已經明顯影響到你在處理下一份工作內容時的進行效率,很顯然的,這些暫存檔案就不適合繼續留在桌面了

有兩種做法:

  1. 當下馬上整理: 把桌面的檔案分類,過程中不具啟發的草稿檔案,可斷捨離丟到垃圾桶,而完成檔案,以及重要的發展過程文件,就整理好放到專案資料夾裡面,專案資料夾可再放到「文件」之中 (假如你使用 Mac 電腦,它叫做 Documents 或「文件」,假如你使用 Windows,它有可能叫做 Documents、「文件」或「我的檔案」)
  2. 假如你現在沒時間: 那麼就建立一個臨時的資料夾,標上日期,例如「temp_2022-08-05」,先把桌面所有的檔案先放進去,這個臨時的資料夾,依然可以擺在桌面上,你才不會忘記,而等到之後你有時間再慢慢整理

上述是當下儲存的作法,而你可以一整年的時間裡都這樣做,例如 2022 年的每個工作資料夾,都採用這樣的方式,而到了 2022 年底,你可以把所有檔案全部複製到外部的硬碟裡,讓 2023 年有個全新的開始

這時的做法,你可以買一個比較大的外接硬碟,在裡面建立一個 2022 年的資料夾,然後把你當年的所有文件放到外接硬碟裡 (通常就是直接複製「文件」那個資料夾就好),而工作中的電腦裡,就不再擺放 2022 年的資料,也就是年度歷史儲存

此時你可能會有個疑問..

假如有一個 2022 年在處理的文件,而到了 2023.1.1 都還沒處理完,那該怎麼辦?

事實上這是蠻常見的情況,通常會有 1~2 項工作,是屬於跨年度的專案,那麼可以把這個進行中的專案,繼續保留在你工作的電腦裡,畢竟它還沒完成,當然你還是可以同時存到外接硬碟裡,因為它也是屬於 2022 年的資料,這樣你就會有重疊的檔案在兩個地方,不過專案的文件量若不大,也不會有太影響儲存空間

而之後工作時,依然以 2023 的那份資料夾為主,不要去理會 2022 年裡的資料,因為對你來說,一旦存入 2022 年的資料夾,最好就當作它是「唯讀」的歷史儲存,也就是過去的已經成定局,不要再去更動它,當作是歷史資料的存取 (就像.. “歷史無法改寫” 的意思)

假如你未來因為某種原因而需要再次使用到過去的檔案,那麼就把你需要的檔案,複製到目前工作的電腦當中,那麼在自己電腦裡的檔案,你可以隨意地去改寫或延續其他工作內容

同樣的,當到了 2023 年底的時候,就再次用相同的方法來處理你的文件

本地備份 vs. 異地備份

早期的備份策略,一份就是在你隨手可取得的地方,另一份就是在月球,這個意思與「不要把所有投資都放在同一個籃子裡」,有點類似

備份的主要動機,是擔心硬體損壞,因為假如你「唯一」儲存的資料,沒有第二份,那麼當硬碟壞掉時,這份資料就會永遠遺失了 (先不討論可以救回來的情況)

因此儲存「第二份」就變成了一種常識,而本地備份,就是讓你可以快速在取得這份資料,而不會影響到你工作被打斷的情況

但是多數人並沒有想過,「空間」也必須要有「第二份」,這是考量風險的緣故

假如今天的第二顆硬碟、甚至第三顆硬碟,全部都放在一起,比如說你的防潮箱裡,結果今天發生了火災或水災,那麼通常的情況,即使你備份一大堆硬碟,也都會一起被燒掉或泡湯.. 那麼就無法做到「備份」真正的效果

這也是為什麼「第二份」最好是在月球,因為災害通常都有區域性,火災可能區域小,水災範圍大一些,那麼像是戰爭可能整個亞洲區域都有風險,所以最好的方式就是在一個獨立無關的區域,也就是異地備份,例如雲端儲存,就是這樣的概念,可以把資料存在其他國家的機房裡,那麼就算你的電腦因為某種緣故而炸掉,家裡的硬碟也全部被波及,你依然會擁有完整的資料,連 1 Byte 都毫無遺漏

異地備份的實際作法有兩種:

  1. 你把備份的外接硬碟,用保全專車,定期運送到很遠的地方
  2. 透過網路使用雲端機制,作為你的異地備份

第一種做法,適用於有高度機密的企業,企業不敢沒有備份,但採用雲端備份,有時候效率太低,因為企業的資料量非常龐大,如果用網路傳輸會昂貴到無法承受,而且可能無法每天傳送完畢,那麼一天拖一天會導致嚴重塞車,不過他們同時也會擔心,假若採取實體運送,備份資料有可能會在運送過程中遭到竊取.. 總之他們有很多難處

在家工作者,可以直接使用第二種做法,原因顯而易見: 請保全運送一個小小的備份硬碟太貴,我們也不知道可以送到哪裡去,此外我們的資料雖然也不少,但不至於多到無法透過網路傳送..

簡言之,在家工作者採取第二種方式以後,我們的備份水準,有可能會比許多企業還高上許多!

資料復原

備份 (Backup) 的目的,通常是防止硬體毀損所造成的風險,然而復原 (Recovery) 的本質則不同,多半是處理人為因素的風險,因為有時候資料的毀損,並不是外力造成,而是自己 “手殘”..

上述提到備份情況,都是在處理外部風險的應對,然而有一種情況,卻是備份解決不了的.. 那就是使用者自己把檔案刪掉了!

OK 如你所知,這並不是一種例外情況,很多時候,我們都很恍惚.. 尤其半夜工作快睡著的時候,你甚至打瞌睡、趴在鍵盤上,導致一份花費數個月進行的文件,整個被空白鍵全部取代..

而就算你有了本地備份、異地備份,所有的備份資料,那份檔案裡也全部都是空白 (這才是 “備份” 的精神不是嗎? 一模一樣的檔案狀態)

因為任何的備份策略或軟體平台,都無法知道你刪掉檔案的原始用意,到底你是真的想要刪掉,還是不小心誤刪?

在這種情況下,最常見的復原機制有兩種:

  1. 無差別每日備份: 許多備份軟體或系統,都會採用獨家的邏輯和方式,來幫你做到每天備份,因此當你不小心刪掉某個重要的檔案,而你在好幾天以後才發現,那麼你可以將整個資料,回復到某個有做備份的時間點
  2. 垃圾信箱: 另外一種概念,就不是每日備份,而是針對你刪掉的檔案,都暫時存放在另一個區塊當中 (通常叫做「垃圾桶」) 而在這個區塊裡的檔案,都會一直保留著,直到超過某個設定的時間點之後,才會真正被永久刪除

這兩種復原機制,都可以讓資料更為安全,因為你可以 “時光倒回” 到錯誤發生的時間點之前,或是 “撿回” 遺失的檔案,然後重新再一次全新人生!

無論各家的資料復原方法是什麼,可想而知,假如你對這樣的 “時光倒回” 的時間間隔要求更仔細,比如說,每個月一次,或每天一次,或者是想要回復到過去的每分每秒..

當回復單位時間間隔越小,則所需的儲存容量就會越大,而實際上我們也不需要回復到每分每秒,因為這麼短的時間當中,資料可能並沒有任何變化..

而許多軟體有自動儲存多版本的回復機制,只要你的檔案有自動存檔功能,那麼這些軟體就可以讓你回復到任何一次的存檔狀態,這樣幾乎就不會有任何資料遺失的情況,但可想而知,這將會佔用最大的容量空間..

個人資料復原常見的時間間隔,通常是以 “天” 為單位,也就是說可容許錯誤而導致的資料遺失,允許損失一天的工作量,假如你的勞務工作可以用每天薪資計算,那麼頂多就是損失一天的薪水,重新再來一次

讀取速度

每日工作,需要考慮的是速度,因為任何資料存取的速度,都會影響你的心情,以及創意發想的過程,因此會建議 “當下儲存” 所使用的硬體,都能支援速度更快一些,以硬碟技術來說,可以考慮較高速、單位儲存成本也較貴的 SSD 固態硬碟,來作為工作中的文件儲存硬體,獲得最快的存檔與讀取過程

至於歷史儲存的檔案,可能很久才會查閱一次,因此檔案讀取速度反而不會很關鍵,而硬碟的耐久性、經濟性才會是重點,因為任何的材料,都有物理材質變化的問題,相同的,任何的硬碟也是一樣,終有壞掉的一天,那麼就希望能 “晚一點” 壞掉,或者是當壞掉的時候,資料比較有機會 “救回來”,而此時就可以考慮較穩定、單位儲存成本較便宜的 HHD 硬碟,來存放大量的歷史資料

以上是有關本地備份所需要考量的速度問題,同樣的,異地備份也存在著速度的問題,假如採用雲端異地備份的做法,就會與網路頻寬和系統服務商的服務水準有關

當下儲存的異地備份,需要更即時高速的服務水準,因為你不會希望工作的時候,感覺到存檔緩慢而影響了你的心情、思緒和工作效率,而年度歷史儲存則相對可以允許速度較慢的情況,因為取用歷史檔案的機率和頻率都比較小的緣故

自動備份

幾乎沒有人可以做到很規律的備份工作,除非你的主要工作就是在做資料備份,而這也是為什麼廠商要開發自動備份軟體的緣故

無論是 Mac 蘋果電腦或 Windows 微軟系統,都有內建的備份軟體,可以安排時程做到每日備份,而這指的是本地備份 (即使你使用的是 Apple Time Capsule 時光機囊也算是本地,因為機器就在你家),這就表示資料由你自己保護,相當不靠譜

但假若你採取了雲端機制的異地備份,或許你可以不用再採用任何本地端的自動備份軟體,因為你可以選擇有資料復原服務的雲端廠商,這等於是由雲端廠商幫你做自動備份的意思

試想一下,一間專門在營運雲端儲存並收費的商業公司,他們定期維護保養檢查的自動備份機制,和你個人不能忘記備份、沒有冷氣機房、無不斷電系統,只是幾顆擺在書桌上規格不一的零散硬碟.. 請問你覺得哪種比較安全?

底下是一個在家工作者的自動備份的簡易架構,裡面包含了特定的外接硬碟和雲端儲存廠商,來作為示範,假如你採行這個架構,你將獲得:

  • 異地備援: 當電腦硬碟無預期壞掉時,你的資料檔案不會有任何遺失
  • 30 天復原: 假如因為個人因素 “手殘” 誤刪了一大堆正在工作的檔案,當下沒發現,事後才警覺,那麼在 30 天內你都可以找到它
  • 年度歷史儲存: 分離保有過去所有的專案文件,可讓你更專心於目前的工作,電腦輕盈快速 (假如此部分也採行異地備份,即使你的歷史儲存外接硬碟也壞掉了,你的資料檔案也不會有任何遺失)

pCloud for Archive Backup (10T Cloud): https://percyhou.com/go/pcloud/

Google One for Workspace Backup (2T Cloud): https://one.google.com/plans

結語

以上就是在家工作者的自動備份架構,如有不清楚的地方歡迎來信詢問: news@percyhou.com

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